SYARAT DAN KETENTUAN

LAYANAN ADUAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID) KABUPATEN KENDAL

Berlaku efektif mulai: 21 Agustus 2025

KETENTUAN UMUM

Pasal 1 – Definisi

Dalam Syarat dan Ketentuan ini yang dimaksud dengan:

  1. PPID adalah Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi Kabupaten Kendal sebagaimana dimaksud dalam Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
  2. Website Aduan PPID adalah platform digital resmi Kabupaten Kendal untuk menerima pengaduan terkait layanan informasi publik;
  3. Pengguna adalah perorangan atau lembaga yang menggunakan layanan website aduan PPID;
  4. Data Pribadi adalah data tentang orang perseorangan yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi secara tersendiri atau dikombinasi dengan informasi lainnya;
  5. Pengaduan adalah penyampaian keluhan atau keberatan terhadap pelayanan informasi publik oleh PPID Kabupaten Kendal.

Pasal 2 – Dasar Hukum

Layanan ini diselenggarakan berdasarkan:

  1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik;
  2. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2009 tentang Pelayanan Publik;
  3. Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi;
  4. Peraturan Komisi Informasi Nomor 1 Tahun 2021 tentang Standar Layanan Informasi Publik;
  5. Peraturan perundang-undangan terkait lainnya.

PERSYARATAN PENDAFTARAN DAN PENGGUNAAN

Pasal 3 – Persyaratan Umum Pengguna

  1. Untuk Perorangan:
    • Warga Negara Indonesia yang telah berusia minimal 17 tahun atau telah menikah;
    • Memiliki Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang masih berlaku;
    • Memiliki nomor telepon aktif yang dapat dihubungi.
  2. Untuk Lembaga/Organisasi:
    • Lembaga yang terdaftar secara sah menurut hukum Indonesia;
    • Memiliki Akta Pendirian yang sah;
    • Diwakili oleh pengurus yang berwenang dengan KTP yang masih berlaku.

Pasal 4 – Proses Pendaftaran

  1. Pengguna wajib mengisi formulir pendaftaran dengan data yang benar dan akurat meliputi:
    • Nama lengkap sesuai identitas resmi;
    • Nomor telepon aktif;
    • Username unik;
    • Password yang memenuhi standar keamanan sistem.
  2. Pengguna bertanggung jawab penuh atas keamanan akun dan kerahasiaan password.
  3. Setiap pengguna hanya diperbolehkan memiliki satu akun aktif.

Pasal 5 – Dokumen yang Wajib Diunggah

  1. Untuk Pengaduan Perorangan:
    • Fotokopi KTP yang masih berlaku (file format PDF/JPG, maksimal 2MB);
    • Surat pengaduan yang ditandatangani dan bermeterai cukup (file format PDF, maksimal 5MB).
  2. Untuk Pengaduan Lembaga:
    • Fotokopi KTP pengurus yang berwenang (file format PDF/JPG, maksimal 2MB);
    • Surat pengaduan resmi dari lembaga yang ditandatangani dan bermeterai cukup (file format PDF, maksimal 5MB);
    • Fotokopi Akta Pendirian lembaga (file format PDF, maksimal 10MB).

PENGGUNAAN DAN PEMROSESAN DATA PRIBADI

Pasal 6 – Pernyataan Persetujuan

Dengan mendaftar dan menggunakan layanan ini, Pengguna memberikan persetujuan secara sadar, bebas, spesifik, dan terinformasi untuk:

  1. Pengumpulan data pribadi yang diperlukan untuk layanan pengaduan PPID;
  2. Pemrosesan data pribadi sesuai dengan tujuan yang telah ditetapkan;
  3. Penyimpanan data pribadi selama jangka waktu yang diperlukan sesuai ketentuan hukum.

Pasal 7 – Tujuan Penggunaan Data

Data pribadi yang dikumpulkan akan digunakan secara eksklusif untuk:

  1. Verifikasi Identitas:
    • Memastikan keabsahan identitas pengadu;
    • Mencegah penyalahgunaan layanan dan identitas palsu.
  2. Pemrosesan Pengaduan:
    • Menindaklanjuti pengaduan sesuai prosedur yang berlaku;
    • Memberikan respon dan klarifikasi yang diperlukan;
    • Melakukan investigasi atas pengaduan yang disampaikan.
  3. Komunikasi Resmi:
    • Mengirimkan notifikasi status pengaduan;
    • Memberikan informasi terkait proses penanganan;
    • Meminta klarifikasi atau dokumen tambahan jika diperlukan.
  4. Pelaporan dan Evaluasi:
    • Menyusun laporan statistik layanan (dalam bentuk data agregat tanpa identitas);
    • Evaluasi kinerja layanan informasi publik;
    • Pemenuhan kewajiban pelaporan kepada instansi terkait.
  5. Kepatuhan Hukum:
    • Pemenuhan kewajiban hukum dan regulasi yang berlaku;
    • Kerjasama dengan aparat penegak hukum jika diperlukan sesuai ketentuan hukum.

Pasal 8 – Jaminan Keamanan Data

PPID Kabupaten Kendal berkomitmen untuk:

  1. Keamanan Teknis:
    • Menerapkan enkripsi data pada proses transmisi dan penyimpanan;
    • Menggunakan sistem otentikasi yang aman;
    • Melakukan backup data secara berkala;
    • Memantau akses sistem secara kontinyu.
  2. Keamanan Administratif:
    • Memberikan akses data hanya kepada petugas yang berwenang;
    • Melakukan pelatihan keamanan data kepada petugas;
    • Menetapkan prosedur penanganan insiden keamanan data.
  3. Keamanan Fisik:
    • Melindungi infrastruktur sistem dengan pengamanan fisik yang memadai;
    • Membatasi akses fisik ke ruang server dan perangkat penyimpanan data.

HAK DAN KEWAJIBAN

Pasal 9 – Hak Pengguna

Pengguna memiliki hak untuk:

  1. Mendapatkan layanan pengaduan yang professional dan responsif;
  2. Memperoleh informasi tentang status dan perkembangan pengaduan;
  3. Mendapatkan perlindungan data pribadi sesuai ketentuan hukum;
  4. Mengakses, memperbaiki, atau meminta penghapusan data pribadi sesuai ketentuan yang berlaku;
  5. Menarik persetujuan penggunaan data pribadi dengan konsekuensi tertentu terhadap layanan;
  6. Mendapatkan pemberitahuan dalam hal terjadi pelanggaran data pribadi.

Pasal 10 – Kewajiban Pengguna

Pengguna berkewajiban untuk:

  1. Memberikan informasi yang benar, akurat, dan tidak menyesatkan;
  2. Menjaga kerahasiaan akun dan tidak menyalahgunakan sistem;
  3. Mematuhi seluruh ketentuan yang berlaku;
  4. Tidak menggunakan layanan untuk tujuan yang melanggar hukum;
  5. Melaporkan jika terjadi penyalahgunaan atau pelanggaran keamanan pada akun;
  6. Memperbarui informasi pribadi jika terjadi perubahan.

Pasal 11 – Hak PPID Kabupaten Kendal

PPID Kabupaten Kendal berhak untuk:

  1. Memverifikasi kebenaran data dan dokumen yang disampaikan;
  2. Meminta klarifikasi atau dokumen tambahan yang diperlukan;
  3. Menolak atau menghentikan layanan jika terdapat pelanggaran ketentuan;
  4. Melakukan pemeliharaan sistem yang dapat mempengaruhi ketersediaan layanan sementara;
  5. Mengubah syarat dan ketentuan dengan pemberitahuan sebelumnya.

Pasal 12 – Kewajiban PPID Kabupaten Kendal

PPID Kabupaten Kendal berkewajiban untuk:

  1. Melindungi dan menjaga kerahasiaan data pribadi pengguna;
  2. Memproses pengaduan sesuai dengan standar layanan yang ditetapkan;
  3. Memberikan respon yang professional dan tepat waktu;
  4. Menjaga ketersediaan dan keamanan sistem;
  5. Memberikan informasi yang jelas tentang proses pengaduan.

PENYIMPANAN DAN RETENSI DATA

Pasal 13 – Jangka Waktu Penyimpanan

  1. Data pribadi akan disimpan selama jangka waktu yang diperlukan untuk:
    • Penyelesaian pengaduan: hingga pengaduan selesai ditangani;
    • Kewajiban hukum: sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan tentang kearsipan;
    • Kepentingan statistik: dalam bentuk data agregat tanpa identitas personal.
  2. Data akan dihapus secara aman setelah jangka waktu penyimpanan berakhir atau atas permintaan pengguna sesuai ketentuan hukum.

Pasal 14 – Pembagian Data

  1. Data pribadi tidak akan dibagikan kepada pihak ketiga tanpa persetujuan pengguna, kecuali:
    • Diwajibkan oleh ketentuan hukum;
    • Diperlukan untuk proses penanganan pengaduan;
    • Untuk kepentingan penegakan hukum sesuai prosedur yang sah.
  2. Pembagian data akan dilakukan dengan tetap menjaga prinsip kehati-hatian dan perlindungan data pribadi.

PEMBATASAN LAYANAN DAN SANKSI

Pasal 15 – Pembatasan Layanan

Layanan dapat dibatasi atau dihentikan dalam hal:

  1. Pengguna memberikan informasi yang tidak benar atau menyesatkan;
  2. Terjadi penyalahgunaan sistem atau akun;
  3. Pelanggaran terhadap ketentuan yang berlaku;
  4. Gangguan teknis atau pemeliharaan sistem;
  5. Keadaan kahar (force majeure).

Pasal 16 – Sanksi

Pelanggaran terhadap syarat dan ketentuan dapat berakibat:

  1. Peringatan kepada pengguna;
  2. Pembekuan sementara atau permanen akun;
  3. Penghapusan data pengaduan;
  4. Tindakan hukum jika melanggar ketentuan peraturan perundang-undangan.

KETENTUAN PENUTUP

Pasal 17 – Perubahan Syarat dan Ketentuan

  1. PPID Kabupaten Kendal dapat mengubah syarat dan ketentuan ini sewaktu-waktu;
  2. Perubahan akan diberitahukan melalui website resmi atau email terdaftar;
  3. Penggunaan layanan setelah perubahan dianggap sebagai persetujuan terhadap syarat dan ketentuan yang baru.

Pasal 18 – Penyelesaian Sengketa

  1. Segala sengketa yang timbul akan diselesaikan secara musyawarah mufakat;
  2. Jika tidak tercapai kesepakatan, sengketa akan diselesaikan melalui jalur hukum yang berlaku di Indonesia;
  3. Hukum yang berlaku adalah hukum Republik Indonesia.

Pasal 19 – Kontak dan Informasi

Untuk informasi lebih lanjut atau pengaduan terkait layanan, dapat menghubungi:

PPID Kabupaten Kendal

  • Alamat: [Alamat lengkap PPID Kabupaten Kendal]
  • Telepon: [Nomor telepon resmi]
  • Email: [Email resmi PPID]
  • Website: [Website resmi Kabupaten Kendal]

Pasal 20 – Berlakunya Ketentuan

Syarat dan Ketentuan ini mulai berlaku efektif pada tanggal 21 Agustus 2025 dan mengikat seluruh pengguna layanan Website Aduan PPID Kabupaten Kendal.

Ditetapkan di Kendal
Pada tanggal 21 Agustus 2025

PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI
KABUPATEN KENDAL

[Nama Pejabat]
NIP. [Nomor NIP]

Dokumen ini telah disesuaikan dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku di Indonesia termasuk UU No. 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan UU No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.